Le début de saison est toujours une période chargée. Il faut trouver des bénévoles, gérer les horaires, les plateaux et les inscriptions. Bref, il y a beaucoup à faire en peu de temps!
On ne le dira jamais assez, mais la période d’inscription n’est pas une tâche qui se planifie une semaine à l’avance. Pour faciliter le déroulement de cette période stressante, commencez le processus quelques mois d’avance. Faites-en un petit peu chaque semaine.
Pour vous aider, on vous donne 3 conseils qui vont vous épargner beaucoup de gestion en plus de vous faire gagner du temps.
1) Privilégiez l’inscription en ligne
Libérez-vous de la charge administrative occasionnée par les inscriptions papier et payée par chèque. Avec l’inscription en ligne, toutes les informations sont enregistrées directement dans le système. Plus besoin de passer des heures à recopier les informations des joueurs dans un tableau Excel. L’utilisation d’outils non adaptés pour gérer les inscriptions augmente le risque d’erreur.
Monclubsportif est une plateforme de gestion d’organisation et d’équipe sportive. Le logiciel vous permet également de faciliter l’inscription à un sport, puisque le tout se fait directement sur la plateforme. Une fois l’inscription complétée, vous avez accès rapidement aux informations importantes.
Intégrez le paiement en ligne
Si vous utilisez l’inscription en ligne, pourquoi ne pas utiliser également le paiement en ligne. En utilisant ces deux méthodes, vous pourrez également suivre la situation en temps réel, puisque vous aurez l’historique de tous les paiements. Fini les chèques qui ne se rendre pas à destination! En optant pour une plateforme de paiement rapide et sécuritaire, vous gagnerez du temps et les parents pourront payer facilement l’inscription.
Créez un formulaire d’inscription simple
Il ne faut pas oublier que l’inscription à un sport doit être une étape simple et rapide. Prenez le temps de choisir les informations dont vous avez réellement besoin pour que l’inscription soit valide. Éventuellement, vous pourrez demander de l’information supplémentaire.
Avec MonClubSportif, vous pouvez créer un formulaire d’inscription personnalisé à chaque catégorie d’âge et de niveaux de jeu. Vous pouvez donc choisir les informations que vous avez besoin d’obtenir de la part des parents ou des joueurs.
2) Établissez la durée de la période d’inscription
Nous vous recommandons d’indiquer clairement la date limite. Cela vous épargnera plusieurs questions de la part des parents ou des joueurs. De plus, cela vous évitera de courir après les chèques de tout le monde en début d’année.
Si vous établissez une période d’inscription trop longue, les gens vont voir que les inscriptions sont ouvertes et vont compléter l’inscription plus tard. Habituellement, deux semaines sont suffisantes. Vous pouvez prolonger la période d’inscription s’il reste encore des places de libres.
3) Préparez la diffusion de l’information
Il faut aussi préparer la façon dont vous allez communiquer que la période d’inscription est commencée. Quelque temps avant le début des inscriptions, vous pouvez communiquer à l’avance la date que les inscriptions ouvrent et la durée de la période d’inscription sur vos réseaux sociaux et par courriel.
Une fois que la période d’inscription est débutée, vous n’avez qu’à partager le lien du formulaire d’inscription sur vos réseaux sociaux ou par courriel. Les parents pourront le remplir et confirmer leur inscription en procédant au paiement.
Nous sommes convaincus que si vous appliquez ces astuces, la période d’inscription ne sera plus synonyme de cauchemar.
Pour découvrir comment MonClubSportif peut faciliter votre travail, prenez-vous rendez-vous avec l’un de nos conseillers pour une démonstration gratuite de la plateforme.
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