Chaque saison, des problèmes de communication surviennent au sein de votre association sportive en raison d’une communication inefficace.
Bien qu’il existe de nombreuses plateformes de communication, qu’il s’agisse des médias sociaux ou des emails, la centralisation des communications et l’encadrement de ces dernières est primordiale.
La communication entre les membres de l’association est la clé du succès pour gérer efficacement les équipes sportives et les opérations de votre organisation. Chaque année, vous êtes confrontés à des problèmes différents, et à une charge de travail supplémentaire sans valeur ajoutée en raison de l’absence d’une communication adéquate.
Vous faites votre possible, avec les moyens du bord, mais l’information ne se rend pas toujours, ou se rend pas dans le bon délai. Découvrez 3 erreurs à éviter pour mieux gérer vos communications.
Erreur 1: Laisser libre court aux entraîneurs de choisir la plateforme pour communiquer avec les joueurs
Plusieurs associations laissent toute la liberté aux entraîneurs de choisir une plateforme pour communiquer avec les joueurs. Souvent, ce sont des plateformes de médias sociaux tels que Facebook, Instagram, Snapchat. Cette méthode fait que vous ne savez pas ce qui est communiqué, vous n’avez aucun contrôle et laisse expose une faille de sécurité permettant le leurre informatique.
N’oublions pas que les entraîneurs sont en situation d’autorité. Donc, le fait d’accepter qu’ils utilisent l’outil de leur choix permet à ceux qui sont mal intentionnés d’ajouter des mineurs dans leurs contacts Facebook par exemple. Par conséquent, ils sont en mesure de parler individuellement avec le jeune sans encadrement.
Cela dit, vous ne pouvez pas savoir ce que l’entraîneur dit aux jeunes loin des regards, et donc ça laisse la chance aux abus, harcèlements et autres.
Solution: Utilisez des plateformes ou applications qui favorisent les discussions sécurisées
La bonne pratique est de mettre en place une politique de communications qui interdit les entraîneurs d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer individuellement avec les jeunes. Ensuite, d’imposer aux entraîneurs d’utiliser une plateforme de communication qui permet de rendre ces interactions conformes à la règle de 2: 2 adultes certifiés lors de la présence d’un mineur seul.
L’harcèlement ou encore les abus de toute forme sont bien une réalité à laquelle on ne peut pas échapper aujourd’hui. Encore plus avec les réseaux sociaux tel que Snapchat où les conversations disparaissant juste après avoir ouvert les messages.
Votre plateforme de communications doit permettre d’avoir des discussions contrôlées, supervisées, modérées qui permettent de toujours assurer une traçabilité des échanges qui limitent les communications malsaines. L’utilisation de Groupe Facebook Messenger ne permet pas cela et vous exposez les jeunes à ces risques de gens malintentionnés.
Erreur 2: Envoyer le calendrier via courriel ou en papier
À chaque saison, vous passez un énorme temps à planifier, à préparer le calendrier et à soumettre ce dernier via un courriel ou même en format papier en début de saison. Le calendrier peut bouger en cours d’année, des annulations, des changements d’heures. Donner accès au calendrier des activités de façon statique dans le temps crée des problématiques, notamment parents et joueurs qui se présentent au mauvais endroit, à la mauvaise heure vu des changements d’horaires mal communiqués.
Si le calendrier ne peut pas être mis à jour en temps réel et nécessite que les parents doivent manuellement ajouter ou modifier leur agenda sur leur téléphone intelligent, cela crée des irritants et des erreurs possibles.
Résultat: les parents se présentent donc au mauvais endroit, à la mauvaise journée ou à la mauvaise heure ! Ça crée un irritant. À l’ère où 88,19 % des Canadiens possèdent un smartphone, vous pourriez vouloir en profiter et prendre le virage numérique aussi.
Solution: Synchronisez le calendrier avec le téléphone intelligent des parents
Grâce à la synchronisation automatique du calendrier, le père ou la mère n’a pas besoin d’ajouter manuellement toutes les parties et pratiques. Toutes les informations sont synchronisées en temps réel sur les téléphones intelligents des parents. En cas d’annulation d’une partie ou d’une pratique, les modifications sont automatiquement apportées aux calendriers de chaque parent, en plus d’avoir soumis les avertissements par email et via une par une notification push sur le téléphone intelligent.
L’utilisation d’une telle fonctionnalité dans votre association est indispensable pour communiquer efficacement. Plusieurs de nos partenaires ont remarqué un énorme progrès au niveau de leurs communications et organisation. Nous partageons l’un des témoignages que nous avons reçus à ce propos dernièrement de Isabelle Lachance, de l’Académie Ste-Thérèse.
« MonClubSportif nous a aidé à rassembler à un seul endroit toutes nos communications afin de faciliter la tâche du responsable et des entraineurs mais aussi fournir un meilleur service pour les parents. La facilité d’accès via l’application directement sur nos téléphones améliore grandement la vitesse de communication et l’accessibilité. Avec plus de 25 équipes sportives au sein de notre établissement, il nous fallait une plateforme efficace et simple d’utilisation, ce que MonClubSportif a pu nous apporter.»
Erreur 3: Envoyer des communications sur la page Facebook ou par email
Vous vous demandez toujours pourquoi les communications et les annonces ne se rendent jamais aux parents, ou encore ne se rendent pas au bon moment, mais vous ne trouvez pas de réponse à cela ? Vous faites l’erreur de dire à vos parents de vous suivre sur Facebook pour savoir si les activités seront annulées pour cause de pluie ou neige ? Vous croyez qu’ils regardent constamment vos mises à jour ? Malheureusement, ils ne sont pas notifiés et n’ont pas le réflexe d’aller voir systématiquement vos réseaux sociaux alors qu’ils sont dans le chaos familial du souper, des devoirs… en attendant de quitter pour la pratique ou la partie.
Solution: Privilégiez les push notifications en temps réel
Un changement de dernière minute et une push notification dans la seconde qui suit ? Ça existe ! Grâce au calendrier synchronisé, les parents peuvent désormais vite recevoir des push notifications sur leur téléphone intelligent, et par courriel. Ainsi, l’information est communiquée en temps réel et rejoindra donc le parent au bon moment. Terminé les parents qui se présentent au mauvais endroit et qui se plaint ensuite à l’entraineur et à votre association qu’il ne reçoit jamais l’information.
Assurer des communications efficaces, c’est assurer une bonne gestion de l’ensemble de votre association.
Des erreurs, on en commet tous! Mais il est temps d’adopter la technologie, et joindre l’utile à l’agréable. MonClubSportif, l’application de gestion des équipes sportive, centralise toutes les informations en un seul endroit, et donc aucune communication n’échappe aux membre de l’association, et encore plus aux parents. Grâce à nos fonctionnalités, calendrier synchronisé, les discussions sécurisées et contrôlées, ainsi que les push notifications, vous serez en mesure d’éviter toutes ces erreurs, gagner plus de temps, et l’utiliser autrement pour mieux gérer votre association sportive.
Êtes-vous prêts maintenant à ne plus commettre ces erreurs et à gérer efficacement les communications ?
Vous n’êtes pas encore convaincus, ou vous avez besoin de plus d’informations, contactez nous!
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