Votre assemblée générale annuelle arrive-t-elle à grand pas ? Cet événement est le moment tout indiqué pour faire le point sur la dernière année, mais également pour commencer à planifier l’année suivante. C’est notamment pour cette raison qu’il est essentiel d’être bien préparé.
Nous comprenons qu’il n’est pas toujours évident de savoir quelles sont les étapes à suivre pour mener à bien l’AGA de votre association sportive. Effectivement, il y a beaucoup d’éléments à aborder et à prendre en considération pour que le tout se déroule sans encombre. Voici donc quelques conseils qui vous seront sans doute très utiles pour la planification de votre assemblée.
Pourquoi tenir une AGA ?
L’assemblée des membres est une réunion très importante. Elle permet aux membres d’établir un portrait clair de la situation, d’analyser les performances de l’association et de savoir ce qui a été réalisé. C’est également le moment pour les actionnaires d’interroger le conseil d’administration, d’obtenir des réponses si les performances sont insatisfaisantes et de les interpeller concernant la direction de l’organisation.
Ils pourront donc savoir de quelles façons l’argent est investi et ce qu’ils compte en faire. C’est aussi l’occasion de voter sur les décisions de l’association et de choisir le conseil d’administration pour l’année à venir ou de pourvoir les postes vacants au sein de ce dernier.
L’AGA est aussi le bon moment pour faire un état des lieux de la situation des bénévoles au sein de l’association. Doit-on programmer un recrutement de bénévoles ? A-t-on fait en sorte de remercier nos bénévoles pour leur contribution tout au long de l’année précédente ?
Les AGA sont essentielles au bon fonctionnement d’une organisation, car elles apportent de la transparence entre les actionnaires et les administrateurs. Elles permettent aux parties prenantes d’être au courant de tout ce qui s’est déroulé durant l’année et d’ajuster les différentes stratégies pour l’année à venir dans le but de s’améliorer.
C’est également le moment pour les membres de partager leurs visions des choses et d’échanger entre eux. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde. Il est à noter que les organisations à but non lucratif ont l’obligation légale de tenir une assemblée des membres 1 fois par année.
Ce que vous devez planifier
Envoyer la convocation
La convocation à l’assemblée des membres doit être envoyée au moins 3 semaines avant sa tenue. De cette manière, les participants pourront s’y préparer et y assister. Cela peut se faire par courriel ou par des mises à jour du site Web de l’association. Celle-ci doit comprendre la date et l’heure ainsi que le lieu (en présentiel ou en ligne).
Préparer l’ordre du jour
La planification de l’ordre du jour est, bien évidemment, un élément à ne pas négliger. Celui-ci doit être préparé plusieurs semaines avant la réunion. Il peut être joint au courriel de convocation afin que les membres puissent en prendre connaissance. Ils sauront donc à quoi s’attendre le jour venu. L’ordre du jour doit être assez court et aussi précis que possible. Les membres doivent être en mesure de le comprendre facilement.
Il doit également contenir les principaux sujets qui seront abordés durant l’assemblée selon l’ordre de priorité. Il peut être très intéressant d’y inclure les questions importantes qui devraient être discutées par tous les membres de l’association. Cela leur permettra de se préparer adéquatement.
Répartition des responsabilités
Si vous voulez que votre assemblée générale annuelle soit un succès, il est important de répartir les responsabilités entre chacun des membres impliqués. Les tâches en amont de l’assemblée doivent être réparties, mais également les tâches à effectuer le jour même. En impliquant les parties prenantes dans les réunions de planification vous vous assurez qu’elles soient sur la même longueur d’onde que vous.
D’ailleurs, durant l’AGA, les différents responsables devront faire un bilan de ce qui a été fait au cours de l’année. On parle notamment des arbitres, des entraîneurs, des bénévoles, etc. Vous pouvez discuter avec ces derniers pour faire le point sur les éléments les plus importants à mentionner.
Ce bilan peut être fait à l’aide d’un exercice permettant d’évaluer vos pratiques. Par exemple, vous pouvez commencer par évaluer ce que vous devez cesser de faire. Cela comprend notamment les faux pas effectués durant l’année et les choses que vous faites dont les efforts sont plus importants que la valeur créée.
Ensuite, vous pouvez analyser ce que vous faites de bien. Cela inclut les bonnes pratiques, les bons coups et tout ce qui apporte de la valeur à votre association. Puis, vous pouvez évaluer ce que vous ne faites pas, mais qui devrait être fait éventuellement. Par exemple, les opportunités ayant une plus-value, les pratiques qui pourraient améliorer certains processus, etc.
Déterminer l’emplacement
Vous devez vous assurer de réserver un lieu qui sera accessible pour tous les membres qui assisteront à l’assemblée. Les sièges doivent être disposés de manière adéquate pour faciliter les déplacements des gens qui prendront la parole à tour de rôle. Visiter le lieu avant de le réserver afin de vous assurer que l’endroit dispose de tout ce dont vous avez besoin pour la réunion. Cela vous permettra de vérifier si le lieu dispose des installations nécessaires permettant d’accueillir un écran pour les présentations par exemple.
Préparer les états financiers
Durant l’assemblée générale, le rapport annuel du trésorier et le rapport financier devront être présentés. Ce sont des documents d’une grande importance, car ils donnent une image précise de la performance et de la situation financière de votre association. Tous les états financiers doivent être préparés et prêts pour la réunion, car ils font partie intégrante de l’ordre du jour.
Le processus de nominations
Vous devez déterminer le processus qui sera utilisé pour décider des candidats qui seront dans le conseil d’administration. Par exemple, il peut y avoir un comité des nominations ou des participants peuvent faire des propositions de personnes lors de l’assemblée des membres.
Il est important de mentionner clairement la procédure afin que les membres comprennent bien le processus. Cela permettra le bon déroulement de l’assemblée. De plus, si vous devez voter au sujet d’une résolution, vous pouvez demander à quelques personnes de distribuer, de recueillir et de compter les bulletins de vote durant l’AGA.
Évidemment, l’organisation d’une assemblée générale annuelle représente une grande charge de travail. C’est un moment clé de l’année durant lequel les membres seront en mesure de discuter des points importants et d’exprimer leurs préoccupations ou leurs questionnements. Bref, prenez le temps de bien comprendre chaque étape et faites vous une liste afin de ne pas oublier les éléments à prendre en considération.
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