Le choix d’un nouveau logiciel de gestion est une décision importante. Il doit faciliter le travail de vos salariés et de vos bénévoles et non l’inverse.
Avec toutes les solutions disponibles, il peut être facile de s’y perdre. Pour vous aider dans votre décision, nous vous avons dressé une liste de choses à regarder pour éviter les mauvaises surprises.
Critères à prendre en compte lors du choix de logiciel
1) La facilité d’utilisation
Avant d’imposer un changement important à vos membres, regardez s’il y a un processus d’accueil et l’implantation du logiciel de mis en place. Vérifier que des personnes sont disponibles pour vous accompagner dans votre démarche.
Le logiciel choisi se doit d’être simple à utiliser et ne doit pas nécessiter de compétences informatiques particulières. Il se doit d’être intuitif, ce qui veut dire qu’il ne doit pas nécessiter de suivre une formation de 5h pour être capable de s’en servir!
Même si vous choisissez un logiciel facile à utiliser, il va tout de même y avoir une petite période d’adaptation pour découvrir et apprendre comment fonctionne le logiciel. Une période d’apprentissage rapide augmente la motivation de vos salariés et de vos bénévoles à utiliser le logiciel.
2) Les fonctionnalités offertes
Vous devez porter une attention particulière aux fonctionnalités qui sont offertes et comprises dans les différents forfaits.
Habituellement, les logiciels vous offrent une période d’essai gratuite pour découvrir les fonctionnalités afin de voir si le logiciel répond à vos besoins.
Certains logiciels offrent le modèle Freemium et rendent certaines fonctionnalités accessibles gratuitement et d’autres payantes.
3) Le prix
Il est évident que le prix va avoir une incidence sur votre décision. L’achat d’un logiciel ne doit pas mettre les finances de votre organisation en péril. Il faut faire attention puisque certains logiciels établissent leur prix en fonction de la période de temps, du nombre de personnes, etc.
Prenez le temps d’analyser les différents forfaits et calculer le prix que cela vous couterait et comment calculer ce qu’il vous fera gagner en terme d’efficacité et de temps. Vérifier s’il peut également remplacer certains logiciels ou licences que vous n’auriez plus besoin d’utiliser.
4) Le service à la clientèle
Vérifiez si les ressources mises à votre disposition pour résoudre un problème sont suffisantes :
- Articles de blogue qui expliquent les différentes fonctionnalités
- Documentation facilement accessible pour expliquer le fonctionnement et les problèmes (Base de connaissance)
- Un système de messagerie en ligne
- Une assistance par courriel ou téléphonique
Assurez-vous que le support est disponible dans une langue dont vous êtes à l’aise et regardez le délai de réponse habituel ainsi que les heures d’ouverture. C’est toujours frustrant lorsqu’un problème survient et que personne n’est disponible pour vous aider!
5) Les avis des autres utilisateurs
Allez regarder les avis des utilisateurs, puisqu’ils vous donneront l’heure juste sur le logiciel. Commencez par regarder sur le site internet du logiciel, habituellement ils affichent des témoignages, des listes de clients actuels et des études de cas. C’est une bonne indication du niveau de leur offre. Toutefois, il est normal que les entreprises diffusent que de bons commentaires sur eux.
Il faut donc creuser un peu plus et regarder sur des sites externes ou sur Google. Prenez le temps de lire quelques commentaires et regarder la note moyenne obtenue pour avoir une meilleure idée.
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