Comment gérer efficacement la période des inscriptions ?

Si la période d’inscription pour la prochaine saison représente une excitation pour le joueur qui va pouvoir pratiquer son sport favori avec ses amis dans quelque temps, cette période est en revanche un cauchemar pour les entraîneurs, les directions d’associations sportives et les responsables des sports dans les écoles.

Avec les nombreux athlètes, les différentes catégories d’équipes, le risque de commettre des erreurs est élevé, surtout pour ceux qui procèdent encore manuellement avec des feuilles Excel, des Google Forms et des formulaires d’inscription papier.

Saisie manuelle

La période d’inscription nécessite l’envoi d’un formulaire aux parents afin de collecter des données sur leurs enfants. Alors qu’il y a tant de joueurs souhaitant pratiquer différents sports pendant la saison, la saisie manuelle des données devient assez difficile.

Beaucoup d’entre vous ont tendance à créer des formulaires sur Google Form, sur Word, ou même sur des feuilles de papier qui sont finalement envoyées aux parents par différentes méthodes. Croyez-le ou non, certains responsables des sports le font encore par le biais de la poste ou d’un courriel que les parents ne vérifient probablement pas si souvent. Ceci étant dit, il y a de fortes chances que les formulaires se perdent à la fin ou que l’écriture soit illisible pour bien retranscrire l’information.

Qu’est-ce que cela crée comme problème?

De nombreux parents sont mécontents, les jeunes athlètes manquent la période d’inscription, beaucoup de temps est perdu sans valeur ajoutée. Sans parler du fait que le responsable des sports doit copier les informations manuellement sur ses fichiers Excel, et qu’il doit calculer les frais d’inscription, qui changent en fonction des catégories.

En outre, et hormis le fait que les données doivent être saisies manuellement et que les frais doivent être calculés de la même manière, les erreurs humaines peuvent être considérablement coûteuses et épuisantes, car le processus doit être dédoublé à nouveau pour les parents qui n’ont pas reçu le formulaire.

Paiement

Ce n’est pas seulement la création et l’envoi du formulaire qui représentent un problème pour les parents et les responsables des sports, mais la méthode de paiement est encore pire. Admettons que le formulaire soit créé, envoyé et que les données soient collectées manuellement. Il faut encore notifier, puis calculer les frais à payer pour chaque joueur en fonction de la catégorie dans laquelle il va jouer, de l’équipement qu’il doit faire un dépôt, des rabais familles, etc.

Les résultats ? Des erreurs… Des erreurs dans les données, des erreurs dans les calculs., des erreurs dans le montant à payer fournit. Ce n’est ni intéressant pour les responsables des sports, ni pour les parents.

Arrivé au paiement, un autre e-mail est envoyé à nouveau pour informer les parents qu’ils doivent payer. Et si le courriel ne se rend pas dans le délai ou est dans les courriels indésirables ? Si les parents manquent complètement cette communication ? Des retards de paiement en résulte, et une charge de travail supplémentaire s’ajoute aux responsables des sports pour rectifier la situation.

Certains responsables des sports doivent même suivre manuellement qui a payé, qui n’a pas payé pour faire des relances manuelles par téléphone ou courriel aux parents.

Récapitulons tous les risques que vous courez en continuant à gérer la période des inscriptions de façon aussi archaïque:

  • Erreurs dans la collecte des données
  • Charge de travail supplémentaire sans valeur ajoutée
  • Beaucoup de temps perdu
  • Des retards de paiement
  • Parents mécontents
  • Jeunes athlètes manquant la période d’inscription

Comment mieux gérer cette période et en tirer le meilleur parti ?

Afin de gérer efficacement la période d’inscription qui peut être stressante, il est temps de passer au numérique.

La création d’un formulaire d’inscription, la diffusion de la marche à suivre pour s’inscrire ainsi que le paiement peuvent tous se faire en ligne aujourd’hui grâce à la technologie. Et comme le monde évolue, il est temps de mettre à jour le processus de travail aussi. Imaginez que vous créez votre formulaire en ligne, avec toutes les sections que vous souhaitez ajouter, quel qu’en soit le nombre, que les parents reçoivent une notification en temps réel, ce qui garantit qu’ils ne manqueront pas ce type de communication importante. N’est-ce pas formidable ?

Qu’en est-il des paiements?

  • Paiement en ligne

Les paiements peuvent aussi se faire en ligne aujourd’hui. Fini le temps où les chèques n’arrivaient pas à destination ! Désormais, vous pouvez facilement recevoir des paiements en ligne, sans avoir à déplacer les parents dans les deux sens.

Le formulaire en ligne vous permet également de créer des champs pour les remises ou les frais supplémentaires ! Cela dit, vous n’avez plus besoin d’une calculatrice pour faire vos calculs ! Cependant, vous pouvez vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes que de courir après les parents pour les paiements.

Avec le paiement en ligne, non seulement vous gagnerez du temps, mais vous faciliterez le processus d’inscription pour vous et les parents, surtout ceux qui ont plusieurs enfants. Vous aurez une idée plus claire du nombre total d’inscriptions, du montant total généré et surtout, vous aurez un outil qui va envoyer des rappels automatiquement aux retardataires.

MonClubSportif est une application de gestion d’opérations sportives d’équipes sportives scolaires et d’associations sportives conçue pour simplifier les tâches grâce à une optimisation du processus d’inscription à des sports différents afin de faciliter le travail des entraîneurs et des responsables des sports, et toute personne responsable de cette tâche.

Grâce à la personnalisation des formulaires d’inscription, vous serez en mesure d’en créer facilement dépendamment des catégories d’équipes que vous avez déjà créées.

Il suffit de créer un bon formulaire, en moins de 15 minutes, pour choisir les informations dont vous avez besoin pour inscrire les joueurs et finalement, l’envoyer aux parents à la période souhaitée.

  • Un formulaire avec plusieurs sections ? C’est possible !

Le formulaire d’inscription en ligne vous permet aussi de rajouter plusieurs sections pour recueillir les informations, dont les allergies, les dépôts pour les équipements, l’achat de vêtements aux couleurs de l’équipe (hoodie, casquette, etc.).

Vous souhaitez avoir des informations sur les conditions physiques du joueur ? Ses allergies ? La taille du chandail ? et tout autres renseignements que vous jugez nécessaires et à valeur ajoutée, il suffit uniquement de créer des étapes supplémentaires dans le formulaire visant à détailler davantage les fiches descriptives de chaque joueur.

Le formulaire d’inscription préalablement créé vous permet aussi de recevoir les paiements des parents. Ils pourront désormais payer directement l’inscription, ou encore les équipements.

Le formulaire permet aussi de créer un champ pour les rabais, ou encore pour les frais supplémentaires ! Plus besoin de calculatrice pour faire vos calculs ! Laisser l’application s’occuper de tout, le temps que vous vous concentriez sur d’autres tâches beaucoup plus importantes que de courir après les parents pour les paiements.

Une nouvelle saison gérée dès son début efficacement, c’est l’objectif de MonClubSportif.

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