La gestion d’une association sportive et ses défis

Assurer la gestion d’une association sportive est loin d’être une tâche de tout repos. Pour un directeur technique ou pour un entraîneur, gérer une organisation sportive demande beaucoup d’investissement en termes de temps.

Un membre de l’administration ou de l’exécutif peut rencontrer plusieurs défis dans son métier tels que :

  1. L’absence des joueurs
  2. Le manque de temps en raison de la charge de travail trop élevée
  3. Les lacune dans la communication
  4. Le manque de financement
  5. Les difficultés à fidéliser un grand réseau de bénévoles

À la longue, ce sont tous des éléments qui demandent énormément de temps et d’énergie. Avec moins de reconnaissance, cela peut rapidement impacter la motivation d’un entraîneur.

Comment faire pour éviter de rencontrer fréquemment ces problématiques ? 

Voici quelques solutions pour contourner ces obstacles et pour vous permettre de gagner du temps afin de profiter davantage de votre travail.

1. L’absence des joueurs

Selon une étude réalisée au Royaume-Unis, 33 % des entraîneurs affirment qu’un des plus grands défis est le taux d’absence chez les joueurs.

Inutile de vous dire que c’est l’un des principaux problèmes au Canada également.

Pour un entraîneur, ça peut être très décevant de préparer une séance d’entraînement et de constater que seulement la moitié de l’équipe est présente. La plupart du temps, les parents et les joueurs ne prennent pas le moment d’aviser leur coach de leur absence.

Pourtant, c’est une petite action qui nécessite peu de temps, mais qui fait toute la différence.

Solutions :

L’utilisation d’une application de gestion d’association sportive en ligne est probablement l’une des meilleures solutions pour vous. Avec ce type de logiciel, les parents et les joueurs peuvent indiquer leur présence à une rencontre directement à partir d’un cellulaire.

Bénéfices :

Grâce à ce genre de logiciel, l’entraîneur recevra une notification si un joueur doit s’absenter. Il sera donc possible pour lui de connaître le nombre exact de joueurs présents lors d’un match ou une pratique.

Cela permettra aussi à l’entraîneur de trouver des remplaçants beaucoup plus rapidement. Tout le monde y gagne!

2. Le temps

La charge de travail d’un entraîneur ou d’un directeur technique peut être très lourde.

Environ 1 entraîneur sur 3 considère que les nombreuses heures investies dans la gestion d’une organisation sportive sont aussi une problématique importante.

Que ce soit dans la logistique des inscriptions de début de saison ou dans les préparations hebdomadaires, c’est un travail qui semble simple, mais qui rapidement, devient très exigeant.

Malheureusement, lorsque trop de temps est investi dans les tâches administratives, les coachs ont moins de temps à consacrer au développement des joueurs et de l’équipe.

Solutions :

Dans le cas de la gestion des documents administratifs, l’utilisation d’une application d’association sportive peut toujours être bénéfique. Vous pourrez y déposer les documents importants pour que les parents y aient accès en tout temps.

Lors de la période d’inscription par exemple, vous pouvez créer des documents à faire signer par les parents directement en ligne pour ensuite rentrer les informations des joueurs dans des fichiers Excel.

Cette façon ira assurément plus vite que l’ancienne méthode des formulaires en papier.

Bénéfices :

En optimisant vos méthodes vers le numérique, vous remarquerez rapidement que la charge de travail sera beaucoup moins lourde.

Bien sûr, cela ne règlera pas tous vos problèmes, mais vous aidera à mieux maximiser votre temps lié à la gestion des obligations administratives.

Vous pourrez vous concentrer sur vos objectifs et permettre au club de prospérer davantage.

3. Les lacunes dans la communication

La communication entre les parents, les entraîneurs et les joueurs est l’aspect le plus important d’une organisation sportive. C’est aussi l’un des plus problématiques.

Les plus grandes pertes de temps d’un entraîneur viennent principalement du fait qu’il doit passer son temps à faire des appels ou envoyer des courriels d’informations aux parents.

Solutions :

Établir un système de communication simple et efficace avec les membres d’une organisation sportive dès le début de la saison. Heureusement, avec le web, il est très facile d’instaurer des moyens de transmission efficaces entre les membres.

Une application de gestion d’organisation sportive vous permet notamment d’accéder aux coordonnées des joueurs et des parents de vos équipes, pour engager des discussions avec eux rapidement.

Vous pouvez aussi avoir recours aux conversations de groupe sur Messenger, par messagerie texte ou encore sur WhatsApp.

Bénéfices :

Les bénéfices d’avoir un bon système de communication entre les différents membres de votre organisation sont nombreux.

Vous sauverez un temps fou simplement en évitant de chercher pendant des heures les coordonnées des parents d’un joueur.

Il sera aussi plus facile pour un entraîneur d’établir un lien de confiance avec les parents, car les échanges se feront beaucoup plus rapidement.

Avec une application de gestion d’association sportive, vous pouvez aussi déposer des fichiers importants, qui seront disponibles tout au long d’une saison et qui vous éviteront de toujours répéter la même information.

4. Le manque de financement

Pour les organisations sportives, trouver du financement est un défi continuel. 32% des entraîneurs soulignent que le financement figure aussi parmi les grandes problématiques dans la gestion d’une organisation sportive.

Pour qu’un entraîneur parvienne au bon développement de ses joueurs, ça lui prend les ressources nécessaires. Sans financement, ça peut être plus difficile et à long terme cela peut avoir un impact négatif considérable sur l’organisation.

Dans la période actuelle, où le sport collectif est arrêté, ça peut être encore plus complexe pour une association sportive de trouver des moyens de financement.

Solutions :

Malheureusement, il n’y a pas de recette miracle pour obtenir plus de financement. L’idée n’est pas non plus d’organiser des dizaines d’activités de financement par année.

Essayez de trouver des activités qui sortent de l’ordinaire. Les tournois de golf ou les soupers spaghettis sont des activités très populaires, mais peu originales et qui attirent de moins en moins de gens.

Il ne faut pas hésiter à se réinventer avec de nouvelles activités.

Vous pouvez toujours orchestrer une activité de financement à distance.

Bénéfices :

La qualité des activités choisies sera bénéfique pour votre organisation. Bien évidemment, c’est en variant vos activités de financement que vous allez avoir des résultats.

En diminuant votre charge de travail au niveau des tâches administratives, vous pouvez aussi mettre plus de temps dans l’organisation d’événements de financement.

5. Les bénévoles

Pour une association sportive, il peut être très dur de trouver des bénévoles. Ce sont des perles qui donnent de leur temps pour le plaisir du sport.

Bâtir un large réseau de bénévoles peut être difficile, et lorsque vient le temps de trouver des bénévoles remplaçants lors d’un événement sportif, cela peut devenir très ardu.

Solutions :

Il est important de valoriser le travail des bénévoles et d’implanter une ambiance positive à travers le réseau déjà établi. Ils doivent avoir un sentiment d’appartenance envers l’association.

Le recours au groupe privé Facebook est toujours un excellent moyen de maintenir l’engagement entre les bénévoles.

La préparation d’activités de remerciement en fin de saison est aussi une bonne technique pour une organisation sportive de démontrer sa gratitude envers eux.

Bien sûr, une bonne communication est toujours préférable pour favoriser le développement du réseau de bénévoles.

Le recours à une application d’association sportive, qui offre une plateforme simple de communication est certainement à considérer pour fidéliser la relation avec les bénévoles.

Bénéfices :

En ayant un sentiment d’appartenance et de reconnaissance, les bénévoles auront davantage envie de participer à divers événements sportifs.

Les groupes Facebook privés réservés uniquement aux bénévoles leur permettront de communiquer entre eux directement pour trouver des remplaçants lorsque nécessaire.

Cela permettra aussi d’enlever cette responsabilité aux autres membres de l’organisation, comme les entraîneurs.

La gestion d’une organisation: un travail éternel ?

Il est évident qu’assurer la logistique d’une organisation sportive est un travail qui demande beaucoup de temps. Avec les bons outils en main, vous pourrez réduire votre charge de travail.

En ayant recours à une application de gestion d’association sportive comme MonClubSportif, vous perdez moins d’heures dans les tâches administratives, comme la gestion des présences et l’envoi de formulaires, car tout se fait automatiquement dans l’application.

Cela vous permettra de profiter davantage de votre boulot pour focaliser votre énergie sur le développement des joueurs, sans mettre votre routine quotidienne de côté. Demandez une démonstration dès aujourd’hui.

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