Comment optimiser le processus d’inscription à un sport
La période des inscriptions sportives est très exigeante pour les responsables. En peu de temps, il faut : recueillir toutes les informations des joueurs, recevoir le paiement et créer les différentes équipes. Par la suite, la saison peut officiellement commencer!
Il existe plusieurs outils qui vous permettent de réaliser les différentes étapes du processus d’inscription. Certaines méthodes sont plus optimales que d’autres.
Méthodes fréquemment utilisées pour gérer les inscriptions :
Découvrez les méthodes les plus utilisées et voyez comment vous pouvez optimiser votre processus d’inscription afin d’alléger votre charge de travail.
Google Forms
Plusieurs établissements se tournent vers Google Forms pour gérer les inscriptions à un sport. C’est normal, c’est un outil gratuit et très intuitif. N’importe qui ayant une connaissance moyenne en informatique peut créer des formulaires à l’aide de cet outil.
Cet outil vous permet de créer des formulaires et de collecter facilement les informations des joueurs. Par la suite, vous pouvez importer les données de ces formulaires dans une feuille de calcul. À première vue, Google Forms semble être une excellente option pour ceux qui ne croient pas pouvoir se payer un logiciel .
Cependant, cet outil ne peut pas remplacer un logiciel d’inscription sportive à part entière, puisqu’il ne permet pas de recueillir le paiement des joueurs. Il faut utiliser un autre système et effectuer la consolidation des deux fichiers pour effectuer le suivi des inscriptions. Le fichier contenant les informations des personnes inscrites peut devenir mêlant, puisqu’il contient différentes données. Il peut être difficile de s’y retrouver lorsque vient le moment d’effectuer les rappels de paiement et les risques d’erreurs sont élevés. Plus on gère manuellement de l’information, plus il y a des risques d’erreurs.
Inscription papier
Quelques organisations sportives continuent de fonctionner avec les inscriptions papier en personne. L’avantage de cette façon de fonctionner est que vous pouvez directement rencontrer les joueurs et les parents intéressés et ils peuvent facilement vous poser leurs questions avant de s’inscrire.
Cependant, les formulaires d’inscriptions papier nécessitent que les gens impriment le formulaire ou se déplacent pour le remplir. Cette méthode n’est pas aussi efficace qu’un formulaire soumis en ligne, car vous ne pouvez pas contrôler le format dans lequel l’utilisateur entre ses informations, la lisibilité n’est pas toujours évidente et à la fin, vous devez saisir manuellement toutes les données dans votre logiciel ou votre document.
Les formulaires d’inscription
Les formulaires d’inscription sont 100% personnalisables. Vous pouvez créer des formulaires différents pour chaque catégorie d’âge et choisir les informations que vous souhaitez obtenir de la part des joueurs ou des parents. Vous pouvez également programmer la durée de la période d’inscription ainsi que d’automatiser des validations de champs pour recevoir l’information dans le bon format. Après la date de fin de la période d’inscription, il ne sera plus possible pour les membres de s’inscrire ou bien les tarifs peuvent changer automatiquement selon la date à laquelle l’inscription est effectuée.
Une fois que votre formulaire est rempli, il vous suffit de partager le lien du formulaire d’inscription sur vos réseaux sociaux ou par courriel afin que les gens puissent s’inscrire.
Le paiement en ligne
Cette fonctionnalité vous évite de courir après les chèques au début de la saison, puisque pour que l’inscription soit valide, il faut effectuer le paiement.
Il est également possible d’ajouter un rabais si par exemple, les parents inscrivent deux enfants ou qu’un veut émettre un rabais à un parent-entraîneur bénévole lorsqu’il inscrit son enfant. C’est une méthode simple et sécuritaire de recueillir les paiements de tous les joueurs. Vous pouvez suivre le statut de l’inscription et du paiement en temps réel sans devoir mettre l’information à jour.
Un rappel 1 semaine avant la date limite d’effectuer le paiement est effectué ainsi que des rappels automatisés pour les paiements non effectués à la date d’échéance. Ce sont toutes des tâches manuelles, qui peuvent tomber dans l’oublie, que nous automatisons.
La création des équipes
Contrairement aux formulaires d’inscription standards, celui de MonClubSportif permet aux joueurs de s’inscrire directement dans la bonne catégorie. En entrant sa date de naissance, il est automatiquement assigné à la bonne catégorie d’âge avec le bon tarif à payer.
Une fois la période d’inscription terminée, vous pouvez facilement avoir accès à vos catégories et répartir vos joueurs dans les différentes équipes.
Astuce pour faciliter le processus d’inscription
Un responsable des sports nous a fait part d’une solution ingénieuse qui facilite le processus d’inscription aux sports. Il utilise des codes QR jumelés avec notre module d’inscription.
En affichant les codes QR dans l’école, les parents ou les joueurs peuvent utiliser leurs téléphones cellulaires pour scanner le code et tomber directement sur le formulaire d’inscription, optimisé pour les appareils mobiles. Ainsi, il a pu remarquer une augmentation du nombre d’inscriptions, puisque le formulaire était facilement accessible.
Après l’analyse des différentes méthodes, quelles actions mettrez-vous en œuvre dès maintenant pour optimiser votre processus d’inscription?
MonClubSportif est là pour faciliter la vie des intervenants sportifs. Contactez-nous pour découvrir toutes les possibilités que peut vous offrir le logiciel de gestion d’organisations sportives.
Karl Demers
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