Associations sportives : 13 aspects primordiaux pour bien planifier votre assemblée générale annuelle

Votre assemblée générale annuelle arrive-t-elle à grands pas ? Cet événement est le moment parfait pour faire le point sur la dernière année, mais également pour commencer à planifier la prochaine année de votre association sportive. C’est notamment pour cette raison qu’il est essentiel d’être bien préparé. Voici donc quelques conseils qui vous seront sans doute très utiles pour la planification de votre assemblée pour assurer son bon déroulement.

L’assemblée des membres est une réunion très importante. Elle permet aux membres d’établir un portrait clair de la situation, d’analyser les performances de l’association et de savoir ce qui a été réalisé. C’est également le moment pour les actionnaires d’interroger le conseil d’administration, d’obtenir des réponses si les performances sont insatisfaisantes et de les interpeller concernant la direction de l’organisation.

Ils pourront donc savoir de quelles façons l’argent est investi et ce qu’ils comptent en faire. C’est aussi l’occasion de voter sur les décisions de l’association et de choisir le conseil d’administration pour l’année à venir ou de pourvoir les postes vacants au sein de ce dernier.

L’AGA est aussi le bon moment pour faire un état des lieux de la situation des bénévoles au sein de l’association. Doit-on programmer un recrutement de bénévoles ? A-t-on fait en sorte de remercier nos bénévoles pour leur contribution tout au long de l’année précédente ?

1. Assurez-vous d’envoyer la convocation au moins 3 semaines à l’avance. De cette manière, les participants pourront s’y préparer et y assister. Envoyez également un ordre du jour clair pour que les gens puissent préparer leurs questions sur les principaux sujets abordés. Cela peut se faire par courriel ou par des mises à jour du site Web de l’association.
2. Assurez-vous d’avoir un emplacement adéquat qui sera accessible pour tous les membres qui assisteront à l’assemblée. Les sièges doivent être disposés de manière adéquate pour faciliter les déplacements des gens qui prendront la parole à tour de rôle. Visiter le lieu avant de le réserver afin de vous assurer que l’endroit dispose de tout ce dont vous avez besoin pour la réunion.
3. Assurez-vous d’avoir les équipements nécessaires à la présentation tels que des micros, un projecteur, un écran, système de son, ordinateur, logiciel de présentation, etc.
4. Pensez également au mode de diffusion le plus adéquat pour vos membres selon votre budget (en ligne, en présentiel, hybride). En cas de présentation hybride ou en ligne, pensez à la location ainsi qu’à la disposition des caméras.
5. Mettez en place un système d’inscription pour suivre le nombre de participants. Il peut être relativement simple de créer un Google Forms.
6. Assurez-vous d’établir de manière claire les différentes responsabilités des membres impliqués. Les tâches en amont de l’assemblée doivent être réparties, mais également les tâches à effectuer le jour même.
7. Après l’assemblée, recueillez des retours des participants pour évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
8. Vous devez déterminer le processus de nomination qui sera utilisé pour décider des candidats qui seront dans le conseil d’administration. Par exemple, il peut y avoir un comité des nominations ou des participants peuvent faire des propositions de personnes lors de l’assemblée des membres. Il est important de mentionner clairement la procédure afin que les membres comprennent bien le processus. Cela permettra le bon déroulement de l’assemblée. De plus, si vous devez voter au sujet d’une résolution, vous pouvez demander à quelques personnes de distribuer, de recueillir et de compter les bulletins de vote durant l’AGA.
9. Durant l’assemblée générale, le rapport annuel du trésorier et le rapport financier devront être présentés. Ce sont des documents d’une grande importance, car ils donnent une image précise de la performance et de la situation financière de votre association. Tous les états financiers doivent être préparés et prêts pour la réunion, car ils font partie intégrante de l’ordre du jour.
10. Abordez la relation avec les différents partenaires actuels et futurs. Faites le point sur votre collaboration ainsi que les opportunités exploitées.
11. Abordez les programmes de formation, le développement des compétences des athlètes, et le soutien à leur carrière sportive.
12. Discutez de la structure de gouvernance de l’association, y compris les rôles et responsabilités du conseil d’administration et des comités. Mettez en lumière les changements ou les améliorations apportés à la structure organisationnelle.
13. Dressez un bilan des différents responsables. On parle notamment des arbitres, des entraîneurs, des bénévoles, etc. Vous pouvez discuter avec ces derniers pour faire le point sur les éléments les plus importants à mentionner.

Ce bilan peut être fait à l’aide d’un exercice permettant d’évaluer vos pratiques. Par exemple, vous pouvez commencer par évaluer ce que vous devez cesser de faire. Cela comprend notamment les faux pas effectués durant l’année et les choses que vous faites dont les efforts sont plus importants que la valeur créée.

Ensuite, vous pouvez analyser ce que vous faites de bien. Cela inclut les bonnes pratiques, les bons coups et tout ce qui apporte de la valeur à votre association. Puis, vous pouvez évaluer ce que vous ne faites pas, mais qui devrait être fait éventuellement. Par exemple, les opportunités ayant une plus-value, les pratiques qui pourraient améliorer certains processus, etc.

1. Évidemment, l’organisation d’une assemblée générale annuelle représente une grande charge de travail. C’est un moment clé de l’année durant lequel les membres seront en mesure de discuter des points importants et d’exprimer leurs préoccupations ou leurs questionnements. Bref, prenez le temps de bien comprendre chaque étape et faites vous une liste afin de ne pas oublier les éléments à prendre en considération.