Gestion d’association sportive : des trucs pour optimiser votre temps

Vous perdez beaucoup de temps dans la gestion de votre association sportive par semaine et vous ne savez plus comment optimiser votre temps? Il existe plusieurs façons pour vous aider à régler ce problème.

Avant tout, pour être plus efficace, c’est important de savoir exactement où vous perdez le plus de temps.

Est-ce dans l’envoi des courriels aux parents? Dans la gestion des présences? Ou encore des arbitres?

Voici quelques solutions qui vous aideront à sauver du temps dans certains aspects de la gestion de votre association sportive.

La période d’inscription est exigeante pour les membres du comité exécutif de votre association. Vous devez préparer les formulaires d’inscription, passer beaucoup de temps au téléphone, gérer la comptabilité et répondre aux questions des parents.

Comment gérez-vous la période d’inscription?

Si vous avez l’habitude d’envoyer un formulaire papier en demandant aux parents de vous le retourner par la poste, nous vous conseillons d’arrêter maintenant!

Il existe des moyens plus simples et efficaces d’assurer le suivi des inscriptions, tout en sauvant du temps.

Évitez de faire déplacer les parents et créer un formulaire d’inscription en ligne ou un document PDF. Vous aurez simplement à envoyer un courriel avec le lien du formulaire. Vous éviterez des jours d’attente causés par les délais de livraison.

L’époque des inscriptions papier est révolue, vos processus doivent l’être aussi !

Ce sera plus facile de sauvegarder les données de chaque joueur dans un fichier Excel, ou encore dans une application de gestion sportive si vous en faites l’utilisation.

Pour les paiements lors de la période d’inscription, assurez-vous que cette tâche soit confiée à la bonne personne, donc, au responsable de la comptabilité.

Bien sûr, la gestion des chèques demande plus de temps. Il faut attendre de recevoir les chèques des parents, aller les déposer à la banque, traiter manuellement l’information dans vos dossiers, etc.

Vous pourriez sauver beaucoup du temps simplement en permettant aux parents de payer par carte de crédit via un système de service de paiement en ligne comme PayPal.

Un moyen encore plus simple serait d’autoriser le paiement par virement Interac, car les fonds seront directement déposés dans le compte bancaire de l’association.

Pour éviter de perdre du temps, il est important que les membres d’une association aient un système de communication efficace entre eux et avec les bénévoles.

La communication par courriel est une bonne solution. Toutefois, le temps de réponse est parfois plus long, le courriel peut tomber dans les spams et il faut qu’il soit vu parmi les 150 courriels reçus chaque jour.

Ce n’est pas très efficace lorsqu’un membre a besoin d’une réponse rapidement.

Comme vous ne voyez pas les membres de votre club chaque soir, il peut être intéressant d’avoir des conversations de groupes sur Messengers, par messagerie texte ou encore avec des applications comme WhatsApp.

Pour les bénévoles, il est possible de créer un groupe Facebook en début de saison et d’envoyer un courriel à tous les bénévoles pour les inviter à le rejoindre.

Ils pourront communiquer entre eux directement et s’entraider aux besoins.

Vous sauverez plusieurs coups de téléphone, car elle pourra écrire sur le groupe qu’elle à un empêchement et tenter de trouver quelqu’un pour la dépanner, au lieu de contacter l’entraîneur pour qu’il s’en charge.

Pour faciliter les échanges entre les membres, il faut une plateforme de communication, les coordonnées et les disponibilités des contacts. L’utilisation d’une application comme MonClubSportif vous permet de retrouver tout ça, au même endroit!

Les entraîneurs perdent un temps immense à communiquer aux parents l’ensemble des informations.

Tenez un registre avec les coordonnées des joueurs et des parents de l’ensemble des équipes. Pour un entraîneur qui reçoit plusieurs courriels par jour, c’est facile de supprimer un message par erreur.

Si vous envoyez un courriel avec les informations d’un tournoi en début de saison aux parents, mais que ce tournoi a seulement lieu dans 2 mois, il y a de fortes chances qu’ils aient supprimé le message par erreur entre-temps. Vous allez devoir renvoyer le courriel.

Bien sûr, si cette situation arrive une seule fois ce n’est pas la fin du monde, mais soyons honnête, c’est votre quotidien!

C’est difficile pour un entraîneur d’établir le lien entre les parents et les enfants simplement avec une adresse courriel. De même que pour un membre administratif de l’organisation, qui a encore moins de contact direct avec eux.

Pour un entraîneur qui gère une dizaine d’équipes différentes, il ne connaît pas tous les prénoms et les noms de famille des joueurs et encore moins ceux des parents.

Il peut facilement perdre le temps d’une période au hockey à essayer de trouver les informations pour contacter les parents.

En cas d’annulation d’un match, c’est encore plus important d’avoir accès rapidement aux coordonnées des joueurs, car bien souvent, ce n’est pas l’entraîneur directement qui se charge de contacter les parents un à la fois pour les avertir.

Avouez, si le directeur-technique envoyait un seul courriel à tous les membres en cas d’annulation, ça irait beaucoup plus vite!

Donnez les informations importantes aux parents en début de saison. Le calendrier et les documents plus formels sont des éléments que les parents peuvent noter rapidement.

Simplifiez-vous la tâche avec une application de gestion d’association sportive.

MonClubSportif vous permet de voir vos événements directement sur le calendrier disponible dans l’application.

Vous y trouverez également l’onglet « documentation », qui vous permet de joindre des documents PDF ou Excel. Les parents pourront les consulter en tout temps.

Si vous n’utilisez pas une application de gestion d’association sportive, vous pouvez rendre publics les documents dans un groupe Facebook.

Il n’y a rien de plus décevant pour un entraîneur que d’arriver à une pratique et voir que plusieurs joueurs sont absents et qu’il n’a pas été mis au courant. Les exercices techniques prévus en groupe de 4 ne pourront être réalisés, car il manque trop de joueurs.

En même temps, vous ne voulez pas passer 3 heures au téléphone la fin de semaine pour confirmer les présences.

Éviter des heures de travail avec le module de gestion de présence d’une application de gestion d’association sportive. Vous recevrez une notification lorsqu’un joueur prévoit manquer une pratique, en plus d’avoir la raison de son absence.

Il n’y a pas mille façons de savoir si vous allez avoir une pratique avec 4 ou 10 joueurs. Vous pouvez établir un système avec les parents en début de saison en leur demandant de les aviser au moins 24 heures à l’avance par courriel ou par téléphone.

En simplifiant l’exécution dans une équipe, vous remarquerez :

• Une diminution des pertes de temps dans l’équipe

• Une charge de travail moins lourde pour les entraîneurs, ils seront moins enclins à quitter.

• Les entraîneurs peuvent se concentrer davantage sur le développement des joueurs

• L’équipe performera mieux et fera rayonner le nom de l’association

• Les jeunes joueurs développeront un meilleur sentiment d’appartenance envers le club, en raison des meilleures performances et de la stabilité du personnel entraîneur.

En simplifiant l’exécution dans l’administration, vous remarquerez :

• Une diminution du taux de roulement des bénévoles et des entraîneurs

• Une diminution du temps accordé aux tâches administratives afin d’avoir plus de temps pour développer des programmes et donner des formations

• Une meilleure notoriété de l’association

Accepter les imprévus

Bien sûr, vous allez devoir composer avec quelques imprévus. Il est évident que vous pouvez gagner beaucoup de temps si vous avez les bons outils en main.

Si vous voulez une solution simple et efficace, optez pour une application de gestion sportive comme MonClubSportif.

N’attendez pas plus longtemps, demandez une démonstration dès aujourd’hui.